RGPD & Protection des données

RGPD – CONDITIONS D’UTILISATION

Exa Consult BV, dont le siège social est situé Doelstraat 27, 3320 Hoegaarden, Belgique (n° d’entreprise BE0465449946), ci-après désignée « nous » ou « notre société », traite des données à caractère personnel de ses (futurs) clients, partenaires, (futurs) collaborateurs ainsi que des données issues des formulaires soumis via ce site.

Nous ne collectons que les données nécessaires à l’exécution correcte de nos engagements contractuels avec nos clients et collaborateurs, ou les données utiles dans la phase préparatoire à un contrat. Nous traitons également certaines données pour répondre à nos obligations légales (ex. : fiscalité, obligations d’identification). D’autres données sont utiles pour formaliser nos accords et procédures internes.

Finalités de traitement via le site web

Les données traitées via ce site se limitent aux données de contact permettant de générer des offres commerciales ou d’évaluer les candidatures reçues. Les données des (futurs) clients sont conservées 3 ans à des fins d’analyse et de marketing. Les candidatures sont conservées 2 mois au cas où un poste se libérerait.

Types de données collectées

Clients :

Nom de l’entreprise, nom et prénom des personnes de contact, fonction, adresses, coordonnées bancaires, numéros de téléphone, adresses e-mail, offres, contrats, e-mails, données fiscales, correspondance, coordonnées des personnes de contact sur site, données de localisation.

Prospects et partenaires :

Nom de l’entreprise, nom et prénom des personnes de contact, fonction, adresses, numéros de téléphone, adresses e-mail — nécessaires à nos actions commerciales.

(Futurs) collaborateurs :

Nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité, adresse, e-mail, téléphone, numéro de registre national, permis de conduire, diplômes, langues maîtrisées, type et numéro du document d’identité, numéro de compte bancaire, disponibilités/horaires.

Formulaires soumis :

Nom de l’entreprise, nom, prénom, e-mail, téléphone, objet de la demande de contact.

Demandes de devis :

Nom de l’entreprise, nom et prénom, adresse, e-mail, téléphone, objet de la demande. Les devis sont conservés 7 ans conformément à la législation fiscale.

Toutes les données issues des formulaires sont stockées dans la base de données du site afin d’éviter toute perte.

Site web et statistiques

Nous utilisons Google Analytics pour analyser le comportement de navigation et améliorer notre site. Pour les campagnes publicitaires, des plateformes comme Google Ads, Facebook, LinkedIn ou autres peuvent collecter des données anonymisées pour personnaliser les annonces. Aucune donnée personnelle identifiable n’est transmise.

E-mail marketing

Lors de campagnes groupées destinées à informer clients et prospects, nous utilisons uniquement l’adresse e-mail, via notre logiciel CRM.

CRM – Gestion de la relation client

Toutes les données sont centralisées dans notre système CRM.

Partage de données personnelles avec des tiers

Nous ne vendons pas vos données. Nous les partageons uniquement avec des tiers qui participent à l’exécution de nos services ou pour respecter nos obligations légales. Un contrat de traitement est établi avec chaque sous-traitant. Nous restons responsables du traitement.

Vos droits : consultation, modification, suppression

Vous avez le droit :

- d’accéder à vos données,

- de les corriger ou de les supprimer,

- de retirer votre consentement à tout moment,

- de vous opposer à leur traitement,

- de demander leur transfert dans un format électronique lisible.

Envoyez votre demande à [email protected] avec la mention « données personnelles ». Une pièce d’identité partiellement masquée est demandée pour vérifier votre identité (masquez photo, n° de passeport). Réponse dans un délai de 4 semaines.

Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration de confidentialité sans préavis. Dernière mise à jour : 13/07/2025.

Déclaration de confidentialité – RGPD

En utilisant certaines sections de ce site ou en vous abonnant à notre newsletter, vous nous communiquez des données permettant de vous identifier. Cela se fait uniquement avec votre consentement et dans le cadre de notre mission de service.

Vos données sont traitées conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Ce texte s’applique uniquement aux services d’Exa Consult BV. Pour les autres sites ou services liés, nous vous invitons à consulter leurs propres politiques de confidentialité.

Résumé de vos droits

Vous pouvez à tout moment :

- consulter vos données,

- les corriger ou les faire supprimer,

- demander à être retiré(e) de toutes nos bases de données.

Vous pouvez exercer ces droits :

- via le lien de désinscription dans la newsletter,

- ou par simple demande à [email protected].

Veuillez mentionner :

- votre nom et prénom,

- votre adresse e-mail,

- la modification ou suppression souhaitée.

Traitement des données personnelles

Responsable du traitement :

Michael Delloye – Exa Consult BV – Doelstraat 27 – 3320 Hoegaarden – [email protected]

Google Analytics est utilisé de manière anonymisée pour améliorer notre site. Aucune donnée personnelle n’est partagée avec Google.

Finalités de la collecte de données

Les données collectées servent uniquement à :

- répondre à une demande via formulaire,

- envoyer une newsletter avec des informations utiles,

- traiter une commande ou une demande de brochure.

Aucune autre utilisation sans votre consentement explicite.

Durée de conservation

Vos données sont conservées maximum 5 ans après votre dernier contact ou usage, sauf obligation légale contraire.

Transmission à des tiers

Aucune donnée n’est transmise à des tiers sans votre consentement, sauf pour :

- la gestion de l’infrastructure IT (CRM, logiciels de vente, etc.),

- l’envoi de newsletters.

Aucune donnée n’est transmise hors de l’UE, sauf exception encadrée (ex. : Google, Zoho, GoHighLevel).

Protection des mineurs

Notre site ne vise pas les mineurs. Nous ne collectons pas sciemment leurs données. Les parents sont invités à surveiller l’activité en ligne de leurs enfants.

Sécurité des données

Vos données sont stockées sur des systèmes protégés. L’accès est sécurisé par identifiant et mot de passe. Les collaborateurs sont tenus à la confidentialité. Des sauvegardes régulières sont effectuées pour prévenir les incidents.

Stockage de données non personnelles

Des données anonymes (ex. : clics, navigation) sont collectées pour améliorer le site. Aucune information personnelle identifiable n’est stockée ni transmise à des tiers.

Cookies

Le site utilise des cookies fonctionnels et analytiques, de manière anonyme. Ces cookies :

- améliorent l’expérience utilisateur,

- ne collectent aucune donnée personnelle,

- ne servent pas à des fins marketing.

Vous pouvez les gérer dans les paramètres de votre navigateur. Voir notre politique de cookies pour plus de détails.

Réseaux sociaux

Des boutons de partage (LinkedIn, Facebook, etc.) peuvent déposer des cookies. Leur utilisation relève de la responsabilité des plateformes sociales concernées.

En cas d’incident

En cas de faille ou de fuite de données, nous informerons les personnes concernées le plus rapidement possible et prendrons toutes les mesures nécessaires. Aucune indemnité ne pourra être exigée en cas de dommage lié à une telle fuite.

Plainte ou question ?

Contactez-nous à [email protected]

Vous pouvez également vous adresser à l’Autorité de protection des données.