Die Wirtschaftsbeteiligten können in TRACES aufgenommen werden, müssen sich dazu allerdings bei der für sie verantwortlichen zuständigen Behörde registrieren lassen. Wenn sie einen Tiertransport durchführen wollen, füllen sie ein elektronisches Einheitsformular mit allen sachdienlichen Angaben zum Tier oder dem Erzeugnis tierischen Ursprungs, zum Bestimmungsort und zu eventuellen Zwischenhalten aus. Im innereuropäischen Handel mit Tieren oder Erzeugnissen tierischen Ursprungs werden diese Informationen der zuständigen Behörde des Herkunftsmitgliedstaats übermittelt. Nach Überprüfung der Angaben auf dem Formular kann diese den Transport ablehnen oder genehmigen. Gegebenenfalls stellt sie in den Amtssprachen des Herkunfts- und des Bestimmungsmitgliedstaats die Veterinärbescheinigung und den aus Tierschutzgründen erforderlichen Laufplan aus. Der private Wirtschaftsteilnehmer kann den Transport nur dann vornehmen, wenn er eine Genehmigung erhalten hat. Bei der Ein- oder Durchfuhr von Tieren oder Erzeugnissen tierischen Ursprungs aus einem Land außerhalb der EU hat der Beamte der Grenzkontrollstelle bei der Kontrolle der Tiere oder der Erzeugnisse und der Einfuhrveterinärdokumente die Aufgabe, diese Informationen sowie die Genehmigung oder Verweigerung des Zugangs zum Hoheitsgebiet der EU in die TRACES-Datenbank einzugeben und ein Gemeinsames Veterinärdokument für die Einfuhr (GVDE) auszustellen. Alle diese Informationen werden an die Veterinärbehörde des Bestimmungsmitgliedstaats, die zentrale Veterinärbehörde des oder der Durchgangsstaats(en) sowie alle in Frage kommenden Kontrollposten gesandt. Sie können also bei Kontrollen während des Transports und/oder am Bestimmungsort abgefragt werden. Sie können auch von den in der Datenbank registrierten Wirtschaftsteilnehmern abgefragt werden. Das System steht den Benutzern kostenlos zur Verfügung.